Por que debe conservar sus libros de comercio 10 anos, segun el Codigo de Comercio
Toda empresa colombiana que lleva contabilidad tiene una obligacion legal de conservacion documental que muchas veces se pasa por alto hasta que ya es tarde -- cuando el disco donde vivia esa informacion falla sin respaldo.
Que dice la norma
El articulo 60 del Codigo de Comercio de Colombia exige conservar los libros y papeles de comercio por un minimo de 10 anos, contados desde el cierre de los mismos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. Esto aplica sin importar si esos libros se llevan en papel o en medio electronico.
El riesgo real de tener esto solo en un disco sin monitorear
La contabilidad de 10 anos de una pyme puede vivir hoy completa en un solo disco duro de un servidor o computador de oficina, sin que nadie note el deterioro hasta que ya es demasiado tarde -- un disco duro casi nunca falla de golpe, va reportando senales (sectores reasignados, pendientes, temperatura anormal) semanas o meses antes de fallar del todo.
Que reduce el riesgo real
- Monitorear la salud del disco donde vive la contabilidad, no solo confiar en que "hasta ahora ha funcionado bien".
- Mantener al menos un respaldo fuera de ese mismo disco (regla 3-2-1).
- Guardar evidencia de integridad de sus respaldos -- una huella SHA-256 permite demostrar que un archivo no fue alterado desde que se genero.
Esta guia es informacion general, no asesoria juridica ni contable. El cumplimiento tributario y contable integral corresponde a cada empresa, con el acompanamiento de su contador publico.
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